提到数据库 (DB)，首先想到的当然是各种流行语，例如 SQL、Oracle、1C，或者至少是 Access。 当然，这些都是非常强大（而且大部分成本很高）的程序，可以自动化拥有大量数据的大型复杂公司的工作。 麻烦的是，有时根本不需要这种权力。 您的企业可能很小并且业务流程相对简单，但您也希望将其自动化。 对于小公司来说，这通常是生存问题。
首先，让我们制定 TOR。 在大多数情况下，用于会计的数据库（例如，经典销售）应该能够：
- 保持 在表格中有关商品（价格）、已完成交易和客户的信息，并将这些表格相互链接
- 有舒适 输入表格 数据（带有下拉列表等）
- 自动填写一些数据 印刷表格 （付款、账单等）
- 发出必要的 报告 从经理的角度控制整个业务流程
Microsoft Excel 可以轻松处理所有这些问题。 让我们尝试实现这一点。
Step 1. 表格形式的初始数据
我们将在三个表中存储有关产品、销售和客户的信息（在同一张表上或在不同表上——没关系）。 将它们变成具有自动大小的“智能表”至关重要，以免将来考虑。 这是通过命令完成的 格式化为表格 标签 主页 （首页——表格格式）. 在随后出现的选项卡上 构造函数 （设计） 在字段中为表格提供描述性名称 表名 供以后使用：
总的来说，我们应该得到三个“智能表”：
请注意，这些表格可能包含额外的澄清数据。 因此，例如，我们的 价格包含有关每个产品的类别（产品组、包装、重量等）的附加信息，以及表格 客户 — 他们每个人的城市和地区（地址、TIN、银行详细信息等）。
表 销售 我们稍后将使用它来输入已完成的交易。
步骤 2. 创建数据输入表单
当然也可以直接在绿表中输入销售数据 销售，但这并不总是方便，并且由于“人为因素”而导致出现错误和拼写错误。 因此，最好制作一个特殊的表格，以便在单独的表格上输入数据，如下所示：
在单元格 B3 中，要获取更新的当前日期时间，请使用函数 TDATA （现在）. 如果不需要时间，那么改为 TDATA 可以应用功能 今天 （今天）.
在单元格 B11 中，在智能表的第三列中找到所选产品的价格 价格 使用函数 VPR （VLOOKUP）. 如果您以前没有遇到过，请先阅读并观看此处的视频。
在单元格 B7 中，我们需要一个包含价目表产品的下拉列表。 为此，您可以使用命令 数据——数据验证 （数据——验证）, 指定为约束 清单 （列表） 然后在字段中输入 来源 （资源） 链接到列 名字 从我们的智能表 价格:
同样，创建了一个包含客户端的下拉列表，但来源会更窄：
=间接（“客户[客户]”）
功能 间接 （间接） 在这种情况下，需要使用 Excel，因为遗憾的是，Excel 不理解源字段中指向智能表的直接链接。 但是同一个链接“包装”在一个函数中 间接 同时，它也非常好用（有关此内容的更多信息，请参见有关创建包含内容的下拉列表的文章）。
步骤 3. 添加销售条目宏
填写完表格后，需要将输入的数据添加到表格末尾 销售. 使用简单的链接，我们将在表单正下方形成一条要添加的行：
那些。 单元格 A20 将有一个指向 =B3 的链接，单元格 B20 将有一个指向 =B7 的链接，依此类推。
现在让我们添加一个 2 行基本宏，它复制生成的字符串并将其添加到 Sales 表中。 为此，请按组合 Alt + F11键 或按钮 Visual Basic中 标签 开发人员 （开发商）. 如果此选项卡不可见，请先在设置中启用它 文件 - 选项 - 功能区设置 （文件 - 选项 - 自定义功能区）. 在打开的 Visual Basic 编辑器窗口中，通过菜单插入一个新的空模块 插入 - 模块 并在那里输入我们的宏代码：
Sub Add_Sell() Worksheets("Input Form").Range("A20:E20").Copy '从表格中复制数据行 n = Worksheets("Sales").Range("A100000").End(xlUp) . Row '确定表中最后一行的编号。 Sales Worksheets("Sales").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues'粘贴到下一个空行Worksheets("Input Form").Range("B5,B7,B9")。 ClearContents '清除结束子表单 现在我们可以在表单中添加一个按钮来使用下拉列表运行创建的宏 插页 标签 开发人员 （开发者——插入——按钮）:
绘制完成后，按住鼠标左键，Excel 会询问您需要为其分配哪个宏 – 选择我们的宏 添加_销售. 您可以通过右键单击按钮并选择命令来更改按钮上的文本 更改文本.
现在，填写表格后，您只需点击我们的按钮，输入的数据就会自动添加到表格中 销售，然后清除表格以输入新交易。
步骤 4 链接表
在构建报告之前，让我们将表格链接在一起，以便稍后我们可以按地区、客户或类别快速计算销售额。 在旧版本的 Excel 中，这需要使用多个函数。 VPR （VLOOKUP） 用于将价格、类别、客户、城市等替换到表格中 销售. 这需要我们付出时间和精力，也“吃掉”了很多 Excel 资源。 从 Excel 2013 开始，通过设置表之间的关系，一切都可以更简单地实现。
为此，在选项卡上 时间 （日期） 点击 关系 （关系）. 在出现的窗口中，单击按钮 创建 （新） 并从下拉列表中选择它们应该关联的表和列名：
重要的一点：必须按此顺序指定表，即链接表（价格) 不得包含在键列中 (名字) 重复的产品，因为它发生在表中 销售. 换句话说，关联表必须是您可以在其中搜索数据的表 VPR如果它被使用。
当然，表的连接方式也类似 销售 带桌子 客户 按共同列 对客户的:
建立链接后，可以关闭链接管理窗口； 您不必重复此过程。
第 5 步：我们使用摘要构建报告
现在，为了分析销售和跟踪流程的动态，让我们创建，例如，使用数据透视表的某种报告。 将活动单元格设置为表格 销售 并选择功能区上的选项卡 插入 - 数据透视表 （插入 - 数据透视表）. 在打开的窗口中，Excel 会询问我们有关数据源（即表格 销售) 和上传报告的地方（最好在新表上）：
关键是必须启用复选框 将此数据添加到数据模型 （将数据添加到数据模型） 在窗口底部，以便 Excel 了解我们不仅要在当前表上构建报表，还要使用所有关系。
点击后 OK 一个面板将出现在窗口的右半部分 数据透视表字段在哪里点击链接 所有类型不仅可以查看当前的表，还可以同时查看书中的所有“智能表”。 然后，就像在经典的数据透视表中一样，您可以简单地将我们需要的字段从任何相关表中拖到该区域中 筛选器, 行, 斯托尔布佐夫 or 价值观 – Excel 将立即在工作表上构建我们需要的任何报告：
不要忘记通过右键单击数据透视表并选择命令来定期更新数据透视表（当源数据更改时） 更新并保存 （刷新），因为它不能自动完成。
此外，通过选择摘要中的任何单元格并按下按钮 枢轴图 （数据透视图） 标签 分析 （分析） or 参数 （选项） 您可以快速可视化其中计算的结果。
第 6 步。填写可打印文件
任何数据库的另一个典型任务是自动填写各种打印表格和表格（发票、发票、法案等）。 我已经写过其中一种方法来做到这一点。 这里我们实现，例如按账号填表：
假设在单元格 C2 中用户将输入一个数字（表格中的行号 销售，其实），然后使用我们已经熟悉的函数拉起我们需要的数据 VPR （VLOOKUP） 和功能 指数 （指数）.
- 如何使用 VLOOKUP 函数查找和查找值
- 如何用 INDEX 和 MATCH 函数替换 VLOOKUP
- 使用表格中的数据自动填写表格和表格
- 使用数据透视表创建报表